1. الرئيسية
  2. نظام إدارة الفعاليات
  3. الإقامة والنقل

إدارة نقل وإقامة ضيوف الفعاليات: فنادق وحافلات ورحلات، مرتبطة بكل ضيف وجدوله

الضيف الذي وصل المطار ولم يجد من يستقبله، أو وصل الفندق ولم يجد حجزه، يبدأ الفعالية بانطباع سيئ. وحين يكون لديك متحدثون ووفود وكبار ضيوف من عدة مدن ودول، تصبح الحجوزات والجداول عبئًا كبيرًا. المنصة تدير الإقامة والنقل مرتبطة بملف كل ضيف: رحلته، وفندقه، وتنقلاته، ومن يستقبله.

ما المقصود بإدارة نقل وإقامة الضيوف؟

هي تنظيم كل ما يخص وصول الضيوف وإقامتهم وتنقلهم خلال الفعالية: حجوزات الفنادق، وبيانات الرحلات، والاستقبال في المطار، وجداول الحافلات والتوصيل بين الفندق والموقع، مرتبطة بملف كل ضيف ومرئية لفريق الاستقبال والمراسم.

مشكلات لوجستيات الضيوف

جداول منفصلة لكل عنصر، ولا صورة كاملة لرحلة الضيف.

1

حجوزات في ملف منفصل

الفندق لا يعرف تغيير موعد الوصول.

2

استقبال فائت

الرحلة تأخرت ولم يُبلغ السائق.

3

حافلات بلا جدول واضح

الضيوف لا يعرفون موعد الانطلاق.

4

تكلفة غير معروفة

الغرف والتنقلات خارج الميزانية.

ما الذي تستطيع فعله

رحلة الضيف من المطار إلى المغادرة.

الفنادق

الفنادق المتعاقدة وكتل الغرف.

الإقامة

حجز لكل ضيف بتواريخه ونوع غرفته.

الرحلات

بيانات الوصول والمغادرة.

النقل

سيارات الاستقبال والتوصيل.

الحافلات

جداول الحافلات بين الفنادق والموقع.

الجداول

جدول كل ضيف على جواله.

التنبيهات

تغير الرحلة، وصول الضيف، تأخر الحافلة.

ربط بالـ VIP

استقبال كبار الضيوف بمسؤوليهم.

التكلفة

الإقامة والنقل في ميزانية الفعالية.

رحلة الضيف

من التأكيد إلى المغادرة.

  1. التأكيد

    يؤكد الضيف حضوره ويرسل رحلته.

    بيانات السفر
  2. الحجز

    غرفة في الفندق المتعاقد.

    إقامة مؤكدة
  3. الاستقبال

    سائق ومسؤول عند الوصول.

    استقبال في موعده
  4. التنقل

    جدول الحافلات والتوصيل.

    ضيف في الموقع
  5. أثناء الفعالية

    تحديثات وجداول على الجوال.

    ضيف مطمئن
  6. المغادرة

    توصيل للمطار وإغلاق الحجز.

    تجربة مكتملة

لوحة الوصول اليوم

من يصل، ومتى، ومن يستقبله.

  • الرحلات وتحديثاتها
  • السائق والمسؤول
  • الفندق والغرفة
الوصول، يوم قبل المؤتمر64 ضيفًا
وفد دولي (5)رحلة 14:20، الفندق Aالسائق مكلف
متحدث رئيسيرحلة متأخرة إلى 18:10أُبلغ السائق
ضيف VIPرحلة 16:00، استقبال مراسممسؤول مكلف
حافلة الفندق ← الموقعغدًا 07:30، 42 راكبًامجدولة

ما الذي تكسبه

استقبال في موعده

تحديثات الرحلة تصل للسائق.

حجوزات صحيحة

مرتبطة بملف الضيف.

ضيوف مطمئنون

جدولهم على جوالهم.

تنقل منظم

حافلات بجداول.

تكلفة معروفة

في الميزانية.

تجربة أولى جيدة

من المطار.

حالات استخدام

مؤتمر دولي

متحدثون ووفود من عدة دول

عشرات الرحلات والحجوزات.

  • ملف سفر لكل ضيف
  • تنبيه تغير الرحلات
  • جداول الحافلات يوميًا
فعالية رسمية

كبار ضيوف من مدن مختلفة

الاستقبال بروتوكولي.

  • ربط بالمراسم وVIP
  • مسؤول استقبال لكل ضيف
  • تنبيه الوصول

شاهد رحلة ضيف من المطار إلى القاعة

نتابع في العرض ضيفًا تأخرت رحلته.

احجز عرضًا تجريبيًا

بلوجستياتك

الفنادق والنقل والقواعد.

تخصيص نظام إدارة الفعاليات
الفنادقالفنادق المتعاقدة وأسعارها.
فئات الإقامةحسب فئة الضيف.
النقلسيارات وحافلات ومزودون.
الجداولأنماط الحافلات اليومية.
من يتحمل التكلفةالفعالية أو الضيف.
الربطمع مزودي الحجز عند الحاجة.

أسئلة شائعة عن الإقامة والنقل

هل يرسل الضيف بيانات رحلته بنفسه؟

نعم، برابط خاص أو من بوابة الحضور، ويُذكَّر عند النقص.

هل يُنبه السائق بتغير الرحلة؟

نعم، عند تحديث موعد الوصول يصل إشعار للسائق ومسؤول الاستقبال.

هل تُحجز الغرف من المنصة مباشرة؟

تُدار كتل الغرف والحجوزات مع الفنادق المتعاقدة، ويمكن الربط مع أنظمة الحجز حسب المشروع.

هل تُحسب تكلفة الإقامة والنقل؟

نعم، في بنود الميزانية وربحية الفعالية.

هل يرى الضيف جدوله؟

نعم، في بوابة الحضور أو برسالة: الفندق والحافلات والاستقبال.

رحلة ضيف دون مفاجآت

فنادق ورحلات ونقل مرتبطة بكل ضيف.