- الرئيسية
- نظام إدارة الفعاليات
- إدارة عقود الفعاليات
نظام إدارة عقود الفعاليات: العقد وملاحقه ووثائقه مرجع واحد يُبنى عليه التنفيذ والمال
في الفعاليات، العقد ليس ملفًا يُحفظ بعد التوقيع. هو الذي يحدد ما ستقدمه، وما ستتقاضاه، ومتى، وما الغرامات إذا تأخرت. المنصة تجعل العقد وملاحقه ونطاق العمل وجدول الكميات ومحاضر الاستلام ملفًا حيًا مرتبطًا بالمتطلبات والميزانية والتحصيل، فلا يلتزم فريقك ببند لا يعرفه، ولا يفوتك إيراد يحق لك.
ما هو نظام إدارة عقود الفعاليات؟
نظام إدارة عقود الفعاليات هو الجزء من منصة الفعاليات الذي يحفظ عقد العميل ووثائقه، ويحوّل محتواه إلى بيانات تعمل: بنود بكمياتها وأسعارها، وجدول دفعات، والتزامات ومواعيد، ثم يربطها بالمتطلبات والميزانية والتحصيل. يختلف عن الأرشفة في أن الوثيقة لا تُحفظ فقط، بل يُتابع تنفيذ ما فيها.
ما الذي يحدث حين يبقى العقد ملف PDF
أغلب خلافات الفعاليات مع العملاء، وأغلب الإيرادات الضائعة، تبدأ من عقد لم يُقرأ جيدًا أو لم يُتابع تنفيذه.
التزامات لا يعرفها الفريق
بند في الصفحة الثلاثين يلزم بعدد معين من المترجمين أو مستوى تأمين، ولا يصل إلى فريق التنفيذ.
ملاحق متفرقة
يُضاف يوم أو نطاق بملحق، ويبقى الفريق يعمل على النسخة الأولى من العقد.
دفعات بلا متابعة
شروط الدفع في العقد، والمطالبة في ذاكرة المحاسب، فتتأخر الدفعات دون سبب.
غرامات مفاجئة
غرامات التأخير وشروط الاستلام لا تُعرف إلا عند تطبيقها.
وثائق مبعثرة
SOW في البريد، وBOQ في جدول، ومحضر الاستلام صورة على جوال أحدهم.
لا مرجع عند الخلاف
حين يختلف الطرفان، يبحث الجميع عن النسخة المعتمدة ولا يجدون إجابة سريعة.
ما الذي تستطيع فعله بعقود فعالياتك
كل وثيقة مرتبطة بالفعالية، وكل بند مرتبط بما يُنفَّذ ويُفوتر.
رفع العقد الأساسي
بقيمته ومدته وأطرافه وتاريخ توقيعه، مع ملف العقد الأصلي.
الملاحق بنسخها
كل ملحق مرتبط بالعقد، يوضح ما غيّره في القيمة أو النطاق أو المدة.
نطاق العمل SOW
وصف النطاق المعتمد مرجعًا لكل المتطلبات والمخرجات.
جدول الكميات BOQ
بنود بكمياتها وأسعارها تصبح خط الأساس للتنفيذ والفوترة.
أوامر التغيير
كل تعديل على البنود بسببه وأثره المالي والزمني واعتماد العميل.
جدول الدفعات
دفعات مجدولة من شروط العقد تنتقل إلى التحصيل تلقائيًا.
الشروط والغرامات
غرامات التأخير وشروط الاستلام والضمانات بارزة للفريق.
محاضر الاستلام
محاضر موقعة من العميل مرتبطة بالبنود والدفعات.
استخراج بالذكاء الاصطناعي
قراءة العقد واقتراح البيانات والمتطلبات للمراجعة البشرية.
دورة العقد داخل المنصة
من لحظة التوقيع حتى آخر محضر استلام، يبقى العقد مرجعًا حيًا يتحدث مع كل ملحق وأمر تغيير.
تسجيل العقد
رفع العقد وإدخال بياناته، أو استخراجها بالذكاء الاصطناعي ومراجعتها.
عقد مسجل مرتبط بالعميل والفعاليةبناء خط الأساس
تحويل BOQ إلى بنود بكمياتها وأسعارها، وجدول الدفعات إلى استحقاقات.
بنود Baseline ودفعات مجدولةالربط بالتنفيذ
ربط البنود بالمتطلبات والمهام وبنود الميزانية.
كل بند له من ينفذه وما يكلّفهالتعديل
الملاحق وأوامر التغيير تُحدّث القيمة والبنود مع حفظ النسخ السابقة.
عقد محدّث بتاريخ كاملالاستلام
محاضر استلام موقعة لكل مرحلة أو مخرج.
إثبات تسليم يفتح الدفعةالإغلاق
مطابقة ما سُلّم بما في العقد، وتحصيل الدفعة الأخيرة، والإفراج عن الضمان.
عقد مغلق وموثّق
ملف العقد كما يراه فريقك
كل وثيقة في مكانها، وحالتها واضحة، ومرتبطة بما يترتب عليها.
- القيمة الحالية للعقد بعد الملاحق وأوامر التغيير
- البنود المستلمة والمتبقية
- الدفعات المستحقة والمتأخرة
ما الذي يتغير بعد إدارة العقود في المنصة
لا التزام مجهول
كل بند وشرط وغرامة معروفة للفريق من اليوم الأول.
قيمة عقد صحيحة دائمًا
الملاحق وأوامر التغيير تُحدّث القيمة تلقائيًا.
تحصيل في موعده
الدفعات مجدولة من العقد ومرتبطة بمحاضر الاستلام.
مرجع سريع عند الخلاف
النسخة المعتمدة وتاريخ كل تعديل في ثوانٍ.
فوترة كاملة
ما سُلّم يطابق ما في العقد وما أُضيف إليه.
أرشيف منظم
كل وثائق الفعالية في ملف واحد بعد إغلاقها.
حالات استخدام
عقد حكومي بدفعات مرحلية
كل دفعة مشروطة بمحضر استلام، والشركة تتأخر في المطالبة لأنها لا تعرف أي المحاضر اكتمل.
- كل دفعة مرتبطة بمحضرها في العقد
- تنبيه عند اكتمال المحضر لبدء المطالبة
- متابعة الدفعة في التحصيل حتى استلامها
متابعة عقد متعهد لمؤتمر
الجهة تريد التأكد من أن كل ما في العقد سُلّم قبل صرف الدفعة الأخيرة.
- بنود العقد وحالة تسليم كل بند
- محاضر استلام موقّعة لكل مرحلة
- سجل كامل بالملاحق وأوامر التغيير
أحضر عقد فعالية سابقة
ونريك كيف يتحول إلى بنود ودفعات ومتطلبات داخل المنصة.
مرونة في بنية العقود
تختلف العقود بين عميل وآخر، وبين عقد بمبلغ مقطوع وآخر بالكميات. المنصة تتعامل مع الحالتين.
تخصيص نظام إدارة الفعالياتأسئلة شائعة عن إدارة عقود الفعاليات
ما الفرق بين إدارة العقود في منصة الفعاليات ونظام إدارة العقود العام CLM؟
نظام CLM العام يدير دورة حياة العقد القانونية: الصياغة والتفاوض والتوقيع والتجديد. أما إدارة العقود في منصة الفعاليات فتركز على تنفيذ العقد: تحويل بنوده إلى متطلبات ومهام وميزانية، وربط دفعاته بالاستلام، وتحديثه بأوامر التغيير. يمكن للجهتين أن تتكاملا عبر الربط.
هل يمكن إدارة العقود بمبلغ مقطوع والعقود بالكميات؟
نعم. في العقد بمبلغ مقطوع تُتابع المخرجات والمعالم ودفعاتها. وفي العقد بالكميات يصبح جدول الكميات BOQ بنودًا بكمياتها وأسعارها، ويُحسب ما سُلّم وما يُفوتر منها.
ماذا يحدث للعقد عند إضافة ملحق؟
يُسجَّل الملحق مرتبطًا بالعقد، ويوضح ما غيّره في القيمة أو البنود أو المدة. تتحدث القيمة الحالية للعقد وبنوده وجدول دفعاته تلقائيًا، مع بقاء النسخة السابقة محفوظة في السجل.
هل يمكن للعميل رؤية العقد ووثائقه؟
يمكن مشاركة الوثائق التي تختارها مع العميل عبر بوابة العميل، مثل العقد والملاحق ومحاضر الاستلام. أما الملاحظات الداخلية والتكاليف فتبقى داخلية.
هل تُستخرج بيانات العقد تلقائيًا؟
يمكن ذلك بالذكاء الاصطناعي: يقرأ العقد ويقترح بيانات الفعالية والعميل والتواريخ والقيمة والدفعات والمتطلبات والمخاطر، ثم يراجعها المسؤول ويعتمدها. استخراج بيانات العقود بالذكاء الاصطناعي
كيف يرتبط العقد بالميزانية والتحصيل؟
القيمة التعاقدية هي أساس الإيراد في الميزانية، وبنود العقد تُربط ببنود الميزانية، وجدول الدفعات ينتقل إلى التحصيل كاستحقاقات مجدولة. لذلك يظهر أثر أي ملحق أو أمر تغيير في الميزانية والتحصيل مباشرة.
صفحات ذات صلة
اجعل عقد فعاليتك مرجعًا يعمل
شاهد كيف يتحول العقد إلى بنود ودفعات ومتطلبات مرتبطة بالتنفيذ والمال.