- لا يوجد «أفضل برنامج لإدارة المؤتمرات» لكل المؤتمرات. الأفضل لمؤتمرك هو الذي يحصل على أعلى درجة في المعايير التي تثقل في ملف مؤتمرك، لا الذي يعرض أكثر الميزات.
- ثلاثة ملفات تغيّر الأوزان: المؤتمر المحلي المتوسط يثقل فيه التسجيل المدفوع والشهادات والتكلفة، والدولي متعدد المسارات يثقل فيه المتحدثون والقاعات والبث، والحكومي الرسمي تثقل فيه الدعوات والبروتوكول والمتعهد والتقارير للقيادة.
- عشرة معايير تغطي الجانبين: جانب البرنامج والحضور (التسجيل، الدعوات وVIP، المتحدثون، الجلسات والقاعات، الحضور، البادجات، البث، الشهادات)، وجانب التشغيل (الموردون والميزانية، والتقارير).
- احسم الاختيار باختبارات على مؤتمرك السابق: متحدث يعتذر قبل يوم، وجلسة تنتقل لقاعة أكبر، وورشة ممتلئة بقائمة انتظار، وشهادة مشروطة بحضور جلستين، وطلب إضافي من العميل بأثره المالي.
برنامج إدارة المؤتمرات منصة تدير المؤتمر من جانبين: جانب المحتوى والحضور (المتحدثون، والجلسات، والقاعات، والتسجيل، والشهادات)، وجانب التشغيل والمال (العقود، والموردون، والميزانية، ويوم المؤتمر). حين تبحث عن أفضل برنامج لإدارة المؤتمرات تجد منصات قوية في جانب واحد غالبًا، وتجد أن كل واحدة تبدو «الأفضل» في عرضها. هذه المقالة تعطيك طريقة للحكم بنفسك: ثلاثة ملفات مؤتمرات شائعة، وعشرة معايير بأوزان مختلفة لكل ملف، وشجرة قرار لنوع الحل، واختبارات تطلبها في العرض التجريبي.
ثلاثة ملفات مؤتمرات، ولكل منها «أفضل» مختلف
المؤتمرات تختلف في الحجم، لكن ما يغير معايير الاختيار أكثر من الحجم هو طبيعة المؤتمر: من يحضر، وكيف يُدعى، ومن يدفع، ومن ينفذ، ولمن يُكتب التقرير. هذه ثلاثة ملفات تغطي أغلب ما تنظمه شركات المؤتمرات والجهات في المملكة والخليج.
مثال توضيحي| الجانب | (أ) مؤتمر محلي متوسط | (ب) مؤتمر دولي متعدد المسارات | (ج) مؤتمر حكومي رسمي |
|---|---|---|---|
| الشكل النموذجي | يوم أو يومان، نحو 800 مشارك، قاعة رئيسية وقاعتا ورش | ثلاثة أيام، خمس قاعات متوازية، نحو 100 متحدث من عدة دول | يوم أو يومان، ضيوف بالدعوة، حفل افتتاح برعاية رسمية |
| من يحضر وكيف | مهنيون يسجلون ويدفعون رسومًا بفئات وخصومات | مندوبون بتسجيل مدفوع، ومتحدثون، وإعلام، ورعاة | مدعوون بالصفة، ووفود، وكبار شخصيات بمرافقيهم |
| أثقل ما في العمل | التسجيل والتحصيل والشهادات المهنية وتكلفة المؤتمر | لوجستيات المتحدثين، والبرنامج المتغير، والقاعات، والبث | الدعوات والبروتوكول، والإشراف على المتعهد، والاعتمادات، والتقرير للقيادة |
| من ينفذ | شركة تنظيم بعقد مع الجمعية أو الجهة | منظم مؤتمرات محترف (PCO) مع موردين كثر | متعهد بعقد، والجهة تشرف وتعتمد |
| ما يُسأل عنه بعده | الإيراد والهامش ورضا المشاركين | الحضور لكل جلسة، ومشاهدات البث، ووفاء الرعاة | من حضر من المدعوين، والتغطية، والتزام المتعهد |
الأرقام في الجدول وصف لملف نموذجي لا حدود فاصلة. قد يكون مؤتمرك مزيجًا (مؤتمر حكومي بمسارات متوازية، أو محلي ببث لكل الجلسات)، وفي هذه الحالة خذ أوزان الملف الأقرب وعدّل المعايير التي يختلف فيها مؤتمرك.
عشرة معايير لاختيار أفضل برنامج لإدارة المؤتمرات
كل معيار هنا مصاغ بما يعنيه في المؤتمرات تحديدًا، لا بعنوانه العام. «يدعم التسجيل» لا يقول شيئًا؛ السؤال هو ما الذي يحدث للتسجيل حين تتغير الجلسة أو تمتلئ الورشة.
- التسجيل والفئات والدفع: فئات برسوم مختلفة (مندوب، طالب، عضو)، وأسعار حجز مبكر وكوبونات، ودفع إلكتروني، واعتماد التسجيل لفئات معينة، وظهور الإيراد في ميزانية المؤتمر.
- الدعوات وVIP والبروتوكول: دعوات بالصفة لا بالتسجيل المفتوح، ووفود، وكبار ضيوف بمرافقيهم ومقاعدهم، وتغييرات حتى اللحظة الأخيرة.
- المتحدثون: دعوة وتأكيد، ونبذة وصورة وعرض تقديمي يرفعه المتحدث بنفسه مع تذكير عند النقص، وسفر وإقامة ونقل لكل متحدث بحالة ومسؤول لكل عنصر.
- الجلسات والقاعات: أنواع الجلسات والمسارات، وجدولة القاعات مع التنبيه عند التعارض في القاعة أو المتحدث، وحجز مقاعد الورش بقائمة انتظار، وتحديث البرنامج في كل مكان من تعديل واحد.
- الحضور: الدخول بالمسح عند البوابات حسب الفئة، وتسجيل حضور كل جلسة عند باب القاعة، والأرقام اللحظية لكثافة القاعات.
- البادجات: قالب لكل فئة، وطباعة في الموقع، وبطاقات رقمية في المحفظة، وإعادة الطباعة لمتحدث بديل دون فوضى.
- البث: قنوات بث مرتبطة بجلسات البرنامج، ومتابعة حالتها من غرفة العمليات، وإتاحتها للمشاركين عن بعد.
- الشهادات والاستبيانات: شهادات تصدر من الحضور الفعلي المسجل لا من قائمة المسجلين، وشروط استحقاق، وتحقق من صحة الشهادة، واستبيانات للجلسات والمتحدثين.
- الموردون والتشغيل والميزانية: عقد المؤتمر وملاحقه، وطلبات عروض للصوت والتجهيزات والطباعة والضيافة، والميزانية بالمخطط والفعلي، وRun Sheet لكل قاعة، وغرفة عمليات يوم المؤتمر.
- التقارير: الحضور لكل فئة وجلسة، ونتائج الاستبيانات، ووفاء الرعاة بمستحقاتهم، والتقرير النهائي للجهة أو العميل من البيانات نفسها.
المعايير الثمانية الأولى هي ما تغطيه أغلب برامج المؤتمرات بدرجات متفاوتة. المعياران الأخيران هما ما يفرق برنامجًا يدير المؤتمر كفعالية للحضور عن برنامج يدير المؤتمر كمشروع له عقد وموردون وهامش. وتفصيل الوحدات نفسها، ومتى يحتاج المؤتمر الأكاديمي أداة متخصصة لتحكيم الأوراق، في مقالة وحدات نظام إدارة المؤتمرات.
مصفوفة الأوزان: كيف تتغير أهمية كل معيار حسب ملف المؤتمر
المصفوفة التالية نقطة بداية لبطاقة التقييم. مجموع أوزان كل ملف 100، فتضرب درجة المورد في كل معيار (من 1 إلى 5) في وزنه، وتجمع النتائج.
| المعيار | (أ) محلي متوسط | (ب) دولي متعدد المسارات | (ج) حكومي رسمي |
|---|---|---|---|
| التسجيل والفئات والدفع | 18 | 14 | 6 |
| الدعوات وVIP والبروتوكول | 4 | 6 | 18 |
| المتحدثون | 8 | 14 | 6 |
| الجلسات والقاعات | 10 | 14 | 6 |
| الحضور وحضور الجلسات | 10 | 10 | 10 |
| البادجات | 8 | 8 | 8 |
| البث | 4 | 8 | 6 |
| الشهادات والاستبيانات | 10 | 6 | 4 |
| الموردون والتشغيل والميزانية | 16 | 12 | 20 |
| التقارير | 12 | 8 | 16 |
| المجموع | 100 | 100 | 100 |
| شرط لا يعوضه المجموع | تسجيل مدفوع يظهر إيراده في ميزانية المؤتمر | منع تعارض المتحدثين والقاعات، وتحديث البرنامج من تعديل واحد | صلاحيات وسجل تدقيق وخيار استضافة يوافق سياسة الجهة |
لاحظ أن الحضور والبادجات تحمل الوزن نفسه في الملفات الثلاثة: هي أساس أي مؤتمر، وأغلب البرامج الجادة تغطيها، فلا تفرق كثيرًا بين المرشحين. الفرق الحقيقي يأتي من المعايير التي تتحرك أوزانها. وإذا أردت جدول تقييم عامًا لأنظمة الفعاليات تبني عليه هذه الأوزان، فستجده في جدول التقييم في دليل اختيار نظام إدارة الفعاليات.
مثال توضيحيمنظم مؤتمر من الملف (ب) يقيّم برنامجين. البرنامج الأول ممتاز في التسجيل والبادجات (5 من 5) وضعيف في المتحدثين والجلسات (2 من 5). البرنامج الثاني جيد في الأربعة (4 من 5). في هذه المعايير الأربعة وحدها: الأول = (14×5) + (8×5) + (14×2) + (14×2) = 70 + 40 + 28 + 28 = 166، والثاني = (14 + 8 + 14 + 14) × 4 = 200. البرنامج الأول كان سيبدو أقوى في عرض يركز على صفحة التسجيل والبادج، لكنه يخسر في ما يثقل في مؤتمر متعدد المسارات.
أي نوع من البرامج تحتاج أصلًا؟ شجرة قرار قبل المقارنة
قبل مقارنة المنتجات، حدد الفئة. مقارنة أداة تسجيل مؤتمرات بمنصة تشغيل متكاملة على جدول واحد تظلم الاثنتين.
- لاهل تحتاج أكثر من التسجيل والبرنامج والدخول والشهادات؟
- لابرنامج تسجيل مؤتمرات جيد قد يكفيك؛ قارنه بمعايير التسجيل والجلسات والشهادات.
- نعممنصة بوحدات الحضور والبرنامج، قابلة لإضافة التشغيل لاحقًا على البيانات نفسها.
- لا
- نعمهل في المؤتمر دعوة لتقديم أوراق وتحكيم علمي؟
- نعممنصة تشغيل متكاملة للمؤتمر، مع أداة متخصصة لتحكيم الأوراق تُربط بها.
- لامنصة تشغيل متكاملة تجمع البرنامج والحضور مع العقود والموردين والميزانية في ملف المؤتمر.
- نعم
إن كنت في الفرع الأيسر، فالمقارنة التفصيلية لبرامج تسجيل المؤتمرات ومتى تحتاج منصة تشغيل في مقالة برنامج تسجيل المؤتمرات. وإن كنت جهة حكومية تشرف على متعهد، فخصوصيات هذا الملف (الوفود، والأسبقية، والاعتمادات الداخلية، والتقرير للقيادة) مفصلة في مقالة نظام إدارة المؤتمرات للجهات الحكومية.
الاختبارات التي تطلبها في العرض التجريبي لكل ملف مؤتمر
أرسل للمورد برنامج مؤتمرك السابق أو القادم قبل العرض: الجلسات والقاعات والمتحدثين وفئات التسجيل. ثم اطلب هذه الاختبارات أمامك. كل اختبار يكشف معيارًا أو أكثر، والعمود الأخير يبين أي ملف يحتاجه أكثر.
| الاختبار | ما يجب أن تراه | المعيار | الأهم لـ |
|---|---|---|---|
| متحدث يعتذر قبل يوم ويحل محله بديل | تحديث الجلسة في البرنامج المنشور وبوابة الحضور وRun Sheet من تعديل واحد، وإشعار المسجلين في الجلسة، وبادج للبديل | المتحدثون، الجلسات | (ب) |
| نقل جلسة إلى قاعة أكبر | تنبيه إن تعارضت مع جلسة أخرى، وتحديث السعة والحجوزات | الجلسات والقاعات | (ب) |
| جدولة متحدث في جلستين متزامنتين | تنبيه بالتعارض قبل النشر | الجلسات والقاعات | (ب) |
| ورشة بسعة 30 تمتلئ ثم يلغي أحدهم | قائمة انتظار ينتقل منها التالي تلقائيًا | الجلسات، التسجيل | (أ) و(ب) |
| تسجيل مدفوع بفئة وكوبون | الدفع، والفئة على البادج، والإيراد في ميزانية المؤتمر | التسجيل، الميزانية | (أ) |
| شهادة مشروطة بحضور جلستين | مشارك حضر جلسة واحدة لا تصدر له، ومن حضر اثنتين تصدر له برمز تحقق | الحضور، الشهادات | (أ) |
| وفد يؤكد متأخرًا ومقعد VIP يتغير قبل ساعة | تحديث المقاعد والبادجات ومسار الاستقبال، وسجل بمن غيّر | الدعوات وVIP | (ج) |
| العميل يطلب جلسة إضافية بعد اعتماد البرنامج | توثيق الطلب بأثره المالي والزمني واعتماده، وظهوره في الميزانية | التشغيل والميزانية | (أ) و(ج) |
| تقرير نهائي | الحضور لكل فئة وجلسة، ونتائج الاستبيانات، ووفاء الرعاة، من البيانات مباشرة لا بتجميع يدوي | التقارير | الجميع |
راقب في كل اختبار أمرين: هل أجراه موظف المورد بخطوات قليلة أمامك، أم احتاج «سنجهزه لكم لاحقًا»؟ وهل انعكس التغيير في كل الأماكن التي تتأثر به، أم في الشاشة التي تعرضها فقط؟ وإن كان المتحدثون أثقل ما في مؤتمرك، فدورة المتحدث الكاملة ولوحة حالتهم في مقالة إدارة المتحدثين في المؤتمرات تعطيك اختبارات إضافية.
أخطاء شائعة في اختيار برنامج المؤتمرات
- الاختيار بتطبيق الحضور: تطبيق جميل للمشاركين يُرى في العرض أولًا، لكنه لا يقول شيئًا عن إدارة المتحدثين أو الموردين. قيّمه، لكن بوزنه.
- تقييم مؤتمر المورد لا مؤتمرك: المؤتمر النموذجي في العرض بقاعتين وعشرة متحدثين لا يكشف ما يحدث عند خمس قاعات ومئة متحدث وبرنامج يتغير يوميًا.
- نسيان حضور الجلسات: إن كانت شهاداتك أو ساعاتك المهنية أو تقارير رعاتك تعتمد على حضور كل جلسة، فالمسح عند أبواب القاعات معيار أساسي لا تفصيل.
- فصل البرنامج عن التشغيل: برنامج للحضور وجداول منفصلة للموردين والميزانية يعني أن تغيير جلسة لا يصل إلى مورد الصوت، وأن إيراد التسجيل لا يظهر مقابل التكلفة.
- افتراض تحكيم الأوراق: إن كان مؤتمرك علميًا بدعوة لتقديم أوراق، فاسأل صراحة هل يدير البرنامج التحكيم أم يحتاج أداة متخصصة، وكيف ينتقل ناتجها إلى البرنامج.
أين تقع إتمام من هذه المعايير
إتمام منصة تشغيل فعاليات، فهي تقع في فرع «منصة تشغيل متكاملة» من الشجرة: تجمع جانب البرنامج والحضور مع جانب العقد والموردين والميزانية على ملف المؤتمر نفسه.
كيف تعالجها إتمام: تدير المنصة المتحدثين والجلسات والقاعات في برنامج واحد: ملف لكل متحدث يرفع مواده برابط خاص، وتنبيه عند تعارض القاعة أو المتحدث، وحجز مقاعد الورش بقائمة انتظار تنتقل تلقائيًا، وتحديث البرنامج في صفحة الفعالية وبوابة الحضور وRun Sheet. ويعمل التسجيل بفئاته ورسومه وكوبوناته والدفع الإلكتروني، والبادجات بالطباعة في الموقع وبطاقات Wallet، وحضور كل جلسة بالمسح، والشهادات من الحضور الفعلي والاستبيانات، وقنوات البث المرتبطة بالجلسات، وVIP والبروتوكول. وعلى الملف نفسه عقد المؤتمر وطلبات عروض الموردين والميزانية والربحية وغرفة العمليات والتقرير النهائي.
وما لا تدّعيه: المنصة ليست أداة لتحكيم الأوراق العلمية. في المؤتمر الأكاديمي الذي يحتاج دعوة أوراق وتحكيمًا، تُستخدم أداة متخصصة لذلك ويُنقل ناتجها إلى برنامج المؤتمر، ويمكن بحث الربط معها عبر التكاملات وواجهات البرمجة. ولا نعد بأن تكون المنصة الأنسب لكل ملف؛ إن كان مؤتمرك في الفرع الذي يكفيه التسجيل وحده، فقد يكون برنامج تسجيل جيد خيارًا أبسط.
إن كان مؤتمرك القادم من الملف (ب) أو (ج) أو مزيجًا منهما، أرسل لنا برنامج مؤتمرك السابق واطلب عرضًا تجريبيًا نجري فيه اختبارات الجدول أعلاه على مؤتمرك. وتجد الصورة الكاملة لما تغطيه المنصة في نظام إدارة المؤتمرات.
أسئلة شائعة عن اختيار برنامج إدارة المؤتمرات
هل أحتاج برنامجًا مختلفًا للمؤتمر والمعرض المصاحب له؟
ليس بالضرورة. إن كان المعرض مصاحبًا للمؤتمر، فالأفضل أن يُدارا على الفعالية نفسها بتسجيل وبوابات موحدة، فيدخل المندوب والعارض والزائر بالنظام نفسه. أضف معايير المعارض (الأجنحة على المخطط والعارضون وخدماتهم) إلى بطاقة التقييم بوزن يناسب حجم المعرض.
كم من الوقت يحتاج اختيار برنامج مؤتمرات بهذه الطريقة؟
يعتمد على عدد المرشحين وإجراءات جهتك، لكن الطريقة نفسها لا تضيف وقتًا كثيرًا: يوم لتحديد الملف والأوزان، وعرض تجريبي بالاختبارات لكل مرشح، ويوم لتجميع الدرجات. الوقت الأطول عادة في إجراءات الشراء والتعاقد، لا في التقييم.
هل يُحسب سعر برنامج المؤتمرات بعدد المشاركين؟
يختلف بين الموردين: بعضهم يحتسب بالمسجلين أو المؤتمرات، وبعضهم باشتراك حسب الوحدات والاستخدام. انتبه أن نموذج «لكل مشارك» يرفع التكلفة كلما نجح مؤتمرك، واسأل عن الرسائل وأجهزة الطباعة لأنها غالبًا خارج السعر الأساسي.
المؤتمر يُعقد مرة في السنة؛ هل يستحق نظامًا كاملًا؟
إذا كان مؤتمرًا واحدًا بسيطًا تديره جهتك بنفسها، فقد لا يستحق. أما إن كانت الجهة أو الشركة تدير مؤتمرات وملتقيات وورشًا على مدار السنة، أو تريد أن تبني على بيانات المؤتمر السابق (المتحدثون، والموردون، والحضور لكل جلسة، والتكلفة الفعلية)، فالقيمة تتراكم من سنة إلى أخرى.
هل يمكن نقل بيانات المؤتمرات السابقة إلى البرنامج الجديد؟
غالبًا نعم للبيانات المفيدة: قوائم المتحدثين والجهات والموردين، وقوالب الجلسات والشهادات. حدد ما تحتاجه فعلًا قبل الترحيل، فأرشيف المسجلين القديم قد لا يستحق الجهد إن لم تستخدمه في دعوات قادمة، مع مراعاة سياسة جهتك في الاحتفاظ بالبيانات الشخصية.