- متابعة متعهد الفعاليات الحكومية هي مقارنة مستمرة بين ما التزم به المتعهد في العقد (البنود والكميات والمعالم والمعايير) وما قدّمه فعلًا، بدليل موثق عند كل نقطة، حتى يُصرف المستخلص الأخير على أساس صحيح.
- الجهة تتابع النتائج لا الوسائل: البنود والكميات، والمعالم، والاعتمادات، والموردين من الباطن، والجودة عند الاستلام، والغرامات والضمانات، والمستخلصات. أما أسعار المتعهد الداخلية وإدارة طاقمه فمسؤوليته.
- لا تغرق في التفاصيل: ثبّت خط الأساس في الأيام الأولى بعد الترسية، واطلب تقريرًا دوريًا بشكل موحد، ووزّع شدة الرقابة حسب خطورة البند، وتدخّل عند الاستثناء لا في كل صغيرة.
- كل دفعة تحتاج دليلها: محضر استلام يقرّه ممثل الجهة، ومطابقة الكميات المسلّمة بخط الأساس وأوامر التغيير المعتمدة، وأي خصم أو غرامة بسببها الموثق.
تُرسّي الجهة الحكومية فعاليتها على متعهد، ثم تكتشف أن المتابعة أصعب من الطرح: خطابات واجتماعات وصور في مجموعات المراسلة، ولا جواب سريع عن سؤال «ما الذي سُلّم مما في العقد؟». هذه المقالة تشرح ما تتابعه الجهة في كل مرحلة من الترسية حتى المستخلص الأخير، والدليل المطلوب لكل عنصر، وحدود مسؤولية كل طرف، مع مثال محسوب لمستخلص نهائي.
ما الذي تتابعه الجهة في المتعهد، وما الدليل على كل عنصر؟
المتابعة الفعالة تبدأ بسؤال: ما الذي تحتاج الجهة أن تثبته أمام المراجعة؟ الجواب سبعة عناصر، لكل منها طرف ينتجه وطرف يتحقق منه ودليل يبقى في الملف. المصفوفة التالية تصلح ملحقًا لاجتماع الانطلاق مع المتعهد، ليعرف من اليوم الأول ما سيُطلب منه.
| العنصر | ما يقدمه المتعهد | ما تتحقق منه الجهة | الدليل الذي يبقى في الملف |
|---|---|---|---|
| البنود والكميات | جدول كميات مفصل بوحدات القياس والمواصفات | مطابقته لكراسة الشروط والعرض المرسى، ثم قفله خط أساس | جدول الكميات المعتمد بنسخته وتاريخه، وكل أمر تغيير عدّله |
| المعالم والجدول | خطة تنفيذ بمعالم وتواريخ ومسؤولين | واقعية التواريخ، وربط كل دفعة بمعلم قابل للتحقق | الخطة المعتمدة، وتقارير التقدم، وتاريخ إنجاز كل معلم |
| الاعتمادات | التصاميم والمحتوى والقوائم للاعتماد بنسخ مرقمة | الاعتماد أو الرفض بملاحظات مكتوبة في المهلة المتفق عليها | كل نسخة بتاريخها ومعتمِدها وملاحظاتها |
| الموردون من الباطن | قائمة الموردين للبنود الحساسة ومستنداتهم | الموافقة حيث يشترطها العقد والنظام، والتأهيل والسلامة والسرية | القائمة المعتمدة، ومستندات التأهيل وتواريخ سريانها |
| الجودة والاستلام | تسليم البنود في الموقع وتقارير الفحص | المطابقة كمًا ونوعًا، وقبول المطابق ورفض المخالف بسببه | محاضر استلام بالبنود، وصور، وقوائم فحص، وملاحظات مغلقة |
| الغرامات والضمانات | الضمان النهائي وتمديده عند الحاجة، ومبررات أي تأخير | سبب التأخير ومسؤوليته، وسريان الضمان حتى انتهاء الالتزام | سجل التأخيرات بأسبابها، وحساب الغرامة، ومستندات الضمان |
| المستخلصات | مستخلص لكل دفعة بالكميات المسلّمة والتغييرات | مطابقة المستخلص بالمحاضر وخط الأساس والتغييرات المعتمدة | المستخلص المعتمد ومرفقاته، والخصومات بأسبابها |
لاحظ ما ليس في المصفوفة: أسعار المتعهد مع موردي الباطن، ورواتب طاقمه، وطريقة توزيعه للمهام داخليًا. هذه إدارة المتعهد لعمله، والتدخل فيها يحمّل الجهة مسؤولية قرارات ليست لها. المعيار الذي يفصل بين الأمرين: هل يؤثر العنصر في ما ستستلمه الجهة أو في ما ستدفعه؟ إن كان كذلك فهو ضمن المتابعة.
مراحل المتابعة من الترسية حتى المستخلص الأخير
تتغير طبيعة المتابعة مع تقدم المشروع: في البداية تثبيت مرجع، ثم متابعة تقدم واعتمادات، ثم فحص ميداني، ثم استلام ومحاسبة. لكل مرحلة بوابة لا يُنتقل بعدها إلا بمخرج محدد.
- الترسية وتوقيع العقدالضمان النهائي، وتسمية ممثل الجهة ومدير مشروع المتعهدالمشتريات والإدارة القانونية
- اجتماع الانطلاق وخط الأساسقفل جدول الكميات، واعتماد خطة التنفيذ وجدول الاعتمادات وقائمة الموردينمدير المشروع في الجهة
- المتابعة الدوريةتقرير موحد، واعتماد التصاميم والمحتوى، وأوامر التغيير عند الحاجةفريق الفعالية في الجهة
- الجاهزية والبروفةفحص ميداني للبنود الحساسة، ومحضر جاهزية قبل الافتتاحالجهة والمتعهد معًا
- يوم الفعاليةتشغيل ومتابعة البلاغات والمخالفات بتوثيق لحظيغرفة العمليات
- الاستلام النهائيمحاضر استلام بالبنود، وقائمة ملاحظات مغلقة أو بمهلةلجنة الاستلام
- المستخلص الأخير والإفراج عن الضمانمطابقة وخصومات موثقة، ثم صرف الدفعة الأخيرة، والإفراج بعد انتهاء الالتزامالمالية
من الترسية إلى بدء التنفيذ
بعد الترسية تنشغل الجهة غالبًا بالإجراءات: توقيع العقد، واستلام الضمان النهائي، وتسجيل العقد. هذه الأيام نفسها هي الفرصة الوحيدة لتثبيت مرجع المتابعة قبل أن يبدأ المتعهد بالتنفيذ على فهمه الخاص. عيّن ممثلًا واحدًا للجهة بصلاحيات مكتوبة، واطلب من المتعهد مدير مشروع مسمى، واتفقا على قناة الاعتمادات الرسمية؛ كل اعتماد خارجها لا يُحتسب.
من بدء التنفيذ إلى الجاهزية
هنا تكثر المراسلات وتقل الأدلة. المتابعة الصحيحة في هذه المرحلة تقوم على ثلاثة: تقرير دوري بشكل ثابت، وجدول اعتمادات بمهل للطرفين، وسجل أوامر تغيير لا يُنفذ بند خارجه. سلسلة الموافقات الداخلية في الجهة نفسها (من يعتمد التصميم، ومن يعتمد قائمة الضيوف) تستحق تنظيمًا مستقلًا؛ تفصيلها في مقالة موافقات الفعاليات الحكومية وتوثيقها.
من الجاهزية إلى الإغلاق
الأسبوع الأخير قبل الفعالية ويومها وأيام التفكيك هي المرحلة التي يُثبت فيها التسليم أو يضيع. فحص ميداني للبنود عالية الخطورة، وصور مؤرخة، ومحضر جاهزية يسجل ما اكتمل وما بقي بمهلة. ثم محاضر الاستلام التي يُبنى عليها المستخلص.
ما تطلبه من المتعهد في الأيام الأولى بعد الترسية
اجتماع الانطلاق ليس تعارفًا. هو المكان الذي يتحول فيه العقد من وثيقة إلى مرجع متابعة. اطلب المخرجات التالية بمهلة محددة، واربط أول دفعة بعد الدفعة المقدمة (إن وُجدت) باعتمادها.
- جدول الكميات مفصلًا بندًا بندًا بوحدات القياس والمواصفات، مطابقًا للعرض المرسى، ليُقفل خط أساس.
- خطة التنفيذ بالمعالم والتواريخ، وأي معلم مرتبط بدفعة محدد بمخرج يمكن التحقق منه (لا «إنجاز 50% من الأعمال»).
- جدول الاعتمادات: ما الذي سيُرفع للجهة (التصاميم، الهوية، المحتوى، مخطط القاعة، قوائم الضيوف)، ومتى، ومهلة الجهة للرد.
- قائمة الموردين من الباطن للبنود الحساسة (المسرح، والصوت والإضاءة، والبث، والضيافة، والأمن)، ومستندات تأهيلهم.
- مصفوفة مسؤوليات تحدد ما يتولاه المتعهد وما تتولاه الجهة (التصاريح، والوصول إلى الموقع، وقوائم كبار الشخصيات، والمتحدثون).
- سجل المخاطر الأولي وخطة الطوارئ للبنود التي لا بديل لها يوم الفعالية.
- نموذج التقرير الدوري الموحد ومواعيده، ونموذج محضر الاستلام الذي سيُستخدم في النهاية.
- بيانات الضمان النهائي وتاريخ انتهائه مقارنة بمدة الالتزام، حتى لا ينتهي قبل الاستلام النهائي.
خطأ شائع: قبول جدول كميات عام من سطور قليلة («تجهيز القاعة الرئيسية: مبلغ مقطوع»). يمر في البداية، ثم يصبح كل خلاف لاحق على الشاشات أو المقاعد أو أيام الضيافة بلا مرجع. حتى في العقد بمبلغ مقطوع، فصّل النطاق بنودًا تُتابع وتُستلم، وإن ارتبطت الدفعات بالمعالم لا بالكميات.
وإن كانت الجهة لم تحدد بعد ما تطلبه من النظام الذي ستتابع به متعهديها، فكراسة التقييم الخاصة بذلك في مقالة متطلبات نظام فعاليات حكومي.
التقرير الدوري ومستوى الرقابة: كيف تتابع دون أن تغرق في التفاصيل؟
الإغراق في التفاصيل يأتي من سببين: تقارير بلا شكل ثابت تجبر فريق الجهة على قراءة كل شيء، ورقابة بالشدة نفسها على كل البنود. الحل تقرير موحد يُبرز الاستثناءات، ورقابة متدرجة حسب خطورة البند.
محتوى التقرير الدوري الموحد
- حالة المعالم: المنجز، والمتأخر وسببه، والمعلم التالي وتاريخه.
- الاعتمادات المعلقة: ما ينتظر الجهة وما ينتظر المتعهد، وعمر كل منها بالأيام.
- أوامر التغيير: المطلوب والمعتمد والمرفوض، وأثر كل منها المالي والزمني.
- البنود الحساسة: حالة التوريد لكل منها (متعاقد، قيد التصنيع، في الموقع، مفحوص).
- المخاطر الجديدة أو المتصاعدة، وما يحتاج قرارًا من الجهة.
- الملاحظات المفتوحة من الفحوص السابقة ومهل إغلاقها.
التقرير الذي يبدأ بما يحتاج قرارًا من الجهة يُقرأ في دقائق. أما التقرير السردي بعشرين صفحة من الصور فيُؤجل، وتضيع فيه المسألة الوحيدة المهمة.
شدة الرقابة حسب خطورة البند
| المستوى | أمثلة من البنود | طريقة المتابعة | الدليل |
|---|---|---|---|
| عالية | المسرح والهياكل، والصوت والإضاءة في القاعة الرئيسية، والبث، ومسارات كبار الشخصيات، والسلامة | اعتماد مسبق للمواصفات والمورد، وفحص ميداني عند التركيب، وبروفة موثقة | قائمة فحص بالصور لكل مرحلة، ومحضر جاهزية |
| متوسطة | الشاشات الفرعية، والأثاث، والضيافة، والمطبوعات | متابعة في التقرير الدوري، وفحص عينة عند الاستلام | محضر استلام بالكميات المقبولة والمرفوضة |
| منخفضة | الهدايا التذكارية، والمستلزمات المكتبية، واللوحات الداخلية الصغيرة | استلام نهائي دون متابعة مرحلية | محضر الاستلام النهائي |
هذا التدرج يوجّه وقت فريق الجهة المحدود إلى حيث يقع الضرر إن فشل البند: شاشة فرعية معطلة تُستبدل، أما خلل الصوت في كلمة الافتتاح أمام الضيوف فلا يُستدرك.
إيقاع المتابعة مع اقتراب الموعد
تقرير أسبوعي يكفي عادة في المرحلة الأولى. في الأسبوعين الأخيرين يصبح تحديث حالة البنود الحساسة يوميًا، ويُضاف اجتماع قصير ثابت. ويوم الفعالية تنتقل المتابعة إلى غرفة العمليات: بلاغ بالصورة والموقع، ومسؤول، ووقت إغلاق، لأن ما يحدث في ساعات التشغيل هو أيضًا دليل يُرجع إليه عند الاستلام.
أوامر التغيير والتأخير والغرامات: ما يجب توثيقه قبل أن يُسأل عنه
أمر التغيير هو تعديل موثق على نطاق العقد أو كمياته، بسببه وأثره المالي والزمني واعتماد صاحب الصلاحية. في العقود الحكومية لهذا التعديل حدود نظامية: تذكر صفحة وزارة المالية عن أبرز تعديلات نظام المنافسات والمشتريات الحكومية أن أوامر التغيير تتيح إضافة بنود جديدة في حدود 10% وزيادة البنود القائمة في حدود 20%، وأن الحد الأقصى لغرامة التأخير في العقود عدا التوريد عُدّل من 20% إلى 15%. راجع النص النافذ وعقدك قبل أي قرار، فهذه الحدود تتغير بالتعديلات.
عمليًا، ما يعني الجهة في المتابعة ثلاثة أمور:
- لا تنفيذ قبل الاعتماد: طلب شفهي من مسؤول في الجهة بإضافة شاشتين في قاعة الورش، ينفذه المتعهد، ثم يطالب به في المستخلص. إن لم يمر بأمر تغيير فالجهة أمام خيارين سيئين: دفع ما لم يُعتمد، أو خلاف مع متعهد نفّذ بحسن نية. اجعل القاعدة معلنة من اجتماع الانطلاق: كل تغيير يُسجل ويُعتمد قبل تنفيذه.
- سبب التأخير ومسؤوليته: الغرامة تُبنى على تأخير المتعهد، لا على كل تأخير. إذا ظل تصميم الخلفية الرئيسية لدى الجهة ستة أيام بعد رفعه، فتأخر الطباعة ليس كله على المتعهد. سجل تاريخ الرفع وتاريخ الرد لكل اعتماد يحمي الطرفين.
- الموردون من الباطن: ينص النظام على أن التعاقد من الباطن يحتاج موافقة الجهة الكتابية ويبقى المتعاقد مسؤولًا بالتضامن، كما في باب إبرام العقود وتنفيذها لدى وزارة المالية. ما يعد تعاقدًا من الباطن وما يعد شراءً عاديًا للمستلزمات يحدده العقد والنظام؛ اتفقا عليه في البداية بدل الخلاف عليه لاحقًا.
ما تتابعه الجهة في موردي المتعهد تحديدًا، وما يبقى شأنًا داخليًا له، موضوع مقالة موردي الفعاليات الحكومية.
من محضر الاستلام إلى المستخلص الأخير: مثال محسوب
المستخلص هو مطالبة المتعهد بقيمة ما أنجزه وفق شروط الدفع في العقد. دور الجهة ألا تعتمده إلا إذا طابق ثلاثة مراجع: خط الأساس، وأوامر التغيير المعتمدة، ومحاضر الاستلام. المثال التالي يوضح كيف تنتج هذه المطابقة الرقم النهائي.
مثال توضيحيمؤتمر حكومي ليومين، قيمة العقد 1,800,000 ريال قبل ضريبة القيمة المضافة، بثلاث دفعات مرتبطة بمعالم: 30% بعد اعتماد خطة التنفيذ والتصاميم، و40% بعد محضر الجاهزية، و30% بعد الاستلام النهائي وتسليم التقرير الختامي. الأرقام افتراضية لتوضيح طريقة الحساب، وشروط الخصم والغرامة في أي عقد فعلي تحددها وثائقه.
| البند في المستخلص الأخير | المرجع | المبلغ (ريال) |
|---|---|---|
| الدفعة الثالثة حسب جدول الدفعات | العقد: 30% من 1,800,000 | 540,000 |
| أمر التغيير CO-03: قاعة ورش ثانية بتجهيزاتها | أمر تغيير معتمد قبل التنفيذ | +64,000 |
| أمر التغيير CO-05: إلغاء الترجمة إلى اللغة الثالثة في اليوم الثاني | تخفيض بطلب الجهة، معتمد | −18,000 |
| 40 لوحة إرشادية من 200 رُفضت ولم تُستبدل في المهلة | محضر الاستلام: 40 × 350 سعر الوحدة في جدول الكميات | −14,000 |
| غرامة تأخير تسليم مواد التوثيق والتقرير | سجل التأخير وحساب الغرامة وفق العقد | −9,000 |
| صافي المستخلص الأخير | 563,000 |
الحساب: 540,000 + 64,000 − 18,000 − 14,000 − 9,000 = 563,000 ريال. لاحظ ما لم يدخل الحساب: شاشتان إضافيتان في قاعة الورش طلبهما موظف شفهيًا دون أمر تغيير. يطالب بهما المتعهد بمبلغ 22,000 ريال، والجهة لا تملك دليلًا على الطلب ولا على الرفض. هذا البند وحده قد يؤخر المستخلص كله أسابيع، وهو ما يمنعه سجل أوامر التغيير المتفق عليه من البداية.
ولاحظ أيضًا أن كل سطر له مرجع يمكن تصديره: لو سأل المراجع بعد سنة لماذا صُرف 563,000 لا 540,000، فالإجابة أمر تغيير معتمد ومحضر استلام وسجل تأخير، لا تذكّر أشخاص. تفاصيل محتوى محضر الاستلام والاستلام الجزئي والملاحظات في مقالة محاضر الاستلام في عقود الفعاليات.
تنبيه: تُرفع المطالبات المالية للمتعاقدين مع الجهات الحكومية وتُتابع عبر القنوات الرسمية المعتمدة مثل خدمات منصة اعتماد. نظام إدارة الفعاليات لا يحل محل تلك القنوات؛ دوره أن تكون الكميات والمحاضر والخصومات التي يُبنى عليها المستخلص جاهزة وموثقة قبل رفعه.
حدود مسؤولية الجهة والمتعهد: أين تتوقف الرقابة؟
الرقابة الزائدة تضر الجهة كما تضرها الرقابة الناقصة. حين يوجّه موظف الجهة مورد الإضاءة مباشرة بتعديل التوزيع، يصبح التعديل قرار الجهة، ويفقد المتعهد مسؤوليته عن النتيجة. هذا الجدول يحدد الخط الفاصل.
| المجال | مسؤولية الجهة | مسؤولية المتعهد |
|---|---|---|
| النطاق | تحديده في الكراسة، واعتماد أي تغيير عليه | تنفيذه كما اعتُمد، وطلب التغيير رسميًا لا ضمنيًا |
| الاعتمادات | الرد في المهلة المتفق عليها بملاحظات مكتوبة | رفع النسخ في موعدها وإدخال الملاحظات في النسخة التالية |
| الموردون | الموافقة حيث يشترط العقد والنظام، ووضع شروط التأهيل والسلامة والسرية | اختيارهم والتفاوض معهم وإدارتهم ودفع مستحقاتهم |
| ما تقدمه الجهة | التصاريح التي تخصها، والوصول إلى الموقع، وقوائم الضيوف والمتحدثين في موعدها | طلبها مبكرًا وتوثيق أي تأخر فيها وأثره |
| الجودة | الفحص والقبول والرفض بمعايير معلنة | ضمان المطابقة واستبدال المرفوض في المهلة |
| يوم الفعالية | القرارات التي تخص ضيوفها وبروتوكولها، والإبلاغ عن الملاحظات عبر القناة المتفق عليها | التشغيل ومعالجة البلاغات وتوثيق إغلاقها |
الصف الرابع هو الأكثر إهمالًا. كثير من تأخيرات الفعاليات الحكومية يبدأ من التزامات الجهة نفسها: قائمة كبار الشخصيات تُعتمد في آخر ليلة، أو خطاب التصريح يتأخر. متابعة المتعهد الناضجة تتابع التزامات الجهة بالدقة نفسها، لأنها أول ما سيحتج به المتعهد عند الحديث عن الغرامات.
خطأ شائع: أن يتابع كل مسؤول في الجهة المتعهد بقناته: مدير الاتصال بمجموعة مراسلة، والمراسم باتصالات، والمالية بخطابات. يتلقى المتعهد تعليمات متعارضة، ولا يبقى مرجع واحد لما طُلب. قناة رسمية واحدة وممثل واحد بصلاحيات مكتوبة يحلان أغلب هذا.
متابعة المتعهد في منصة واحدة بدل الخطابات
ما سبق يمكن إدارته بجداول ومراسلات لفعالية واحدة صغيرة. لكن حين تتابع الجهة عدة متعهدين في السنة، أو فعالية بمئات البنود، يصبح السؤال عن الدليل: أين هو، وأي نسخة هي المعتمدة، ومن اعتمدها؟
كيف تعالجها إتمام: يعمل المتعهد من بوابة مستقلة يحدّث فيها التقدم ويرفع التصاميم والمستندات، وتبقى الجهة صاحبة الاعتماد والرقابة، كما في دورة الفعالية الحكومية داخل المنصة. تُقفل بنود العقد وكمياتها خط أساس في إدارة بنود العقد وجدول الكميات، ويمر أي تعديل بأمر تغيير يحفظ النسخة السابقة. تُسجل التسليمات والاستلام الكمية المقبولة والمرفوضة لكل بند بالصور والفحص، وتُربط محاضر الاستلام التي يقرّها ممثل الجهة بالدفعات والضمانات البنكية. ويحفظ سجل التدقيق من فعل ماذا ومتى، بالقيم قبل التعديل وبعده، قابلًا للتصدير للمراجعة.
وللمتعهد في الدورة نفسها مصلحة مباشرة: المحضر الموقع في النظام يفتح دفعته، والدليل الموثق يختصر أسابيع من المراسلات قبل صرف المستخلص. الوجه المقابل لمتابعة الجهة هو تحصيل مستحقات المتعهد بدفعات مجدولة من العقد ومرتبطة بمحاضر الاستلام. وتفاصيل السجل الذي تحتاجه الجهة ليصمد أمام الجهات الرقابية في مقالة Audit Trail للفعاليات.
إن كانت جهتك تتابع متعهدًا الآن أو تستعد لطرح فعالية قادمة، احجز جلسة تحليل متطلبات نراجع فيها عقدًا حقيقيًا من فعالياتك: كيف يتحول إلى خط أساس، وما الذي يرفعه المتعهد من بوابته، وكيف يُبنى المستخلص من المحاضر، وأين تُستضاف البيانات وفق سياسة الجهة.
أسئلة شائعة عن متابعة متعهد الفعاليات الحكومية
هل يجب أن ترى الجهة أسعار المتعهد مع موردي الباطن؟
لا في الغالب. الجهة تدفع للمتعهد بأسعار عقدها معه، وأسعاره الداخلية شأنه. ما يعني الجهة هو مطابقة ما يُسلَّم للمواصفات، وتأهيل الموردين في البنود الحساسة حيث يشترط العقد ذلك.
من يوقع محضر الاستلام من طرف الجهة؟
ممثل الجهة أو لجنة الاستلام التي يحددها العقد وإجراءات الجهة الداخلية. المهم أن تُسمّى الصلاحية كتابيًا منذ اجتماع الانطلاق، حتى لا يُعترض لاحقًا على محضر وقّعه موظف لا يملك صلاحية الاستلام.
ماذا لو تأخرت الجهة نفسها في الاعتماد؟
يُسجل التأخير بتاريخ الرفع وتاريخ الرد، ويُحتسب أثره عند النظر في أي غرامة. سجل الاعتمادات بمهل الطرفين يمنع تحميل المتعهد تأخيرًا لم يتسبب فيه، ويحمي الجهة من الاحتجاج بتأخير لم يحدث.
هل يمكن الاستلام الجزئي وصرف جزء من الدفعة؟
يعتمد ذلك على شروط الدفع في العقد. إن سمحت بالاستلام الجزئي، يسجل المحضر البنود المقبولة والملاحظات المفتوحة بمهلها، ويُبنى المستخلص على المقبول فقط، ويبقى المتبقي ظاهرًا حتى يُغلق.
متى يُطلب الإفراج عن الضمان النهائي للمتعهد؟
بعد انتهاء التزامات المتعهد التي يغطيها الضمان وفق العقد والنظام، وعادة بعد الاستلام النهائي وإغلاق الملاحظات. ربط الضمان بالعقد وتاريخ انتهاء الالتزام يمنع انتهاءه قبل الاستلام، ويمنع بقاءه محجوزًا بعد الإغلاق دون سبب.